BIJEENKOMST 15 NOVEMBER 2002
VERSLAG BIJEENKOMST KENNISMANAGEMENT
Wij zijn te gast bij Nauta Dutilh in Rotterdam dat op het laatste moment bereid
bleek de bijeenkomst te faciliteren. De gastvrijheid van Nauta Dutilh was evenals
eerder meer dan voortreffelijk terwijl Karin Kooning in haar welkomstwoord haar
spijt uitsprak omdat niemand van het bestuur in staat bleek ons welkom te heten
vanwege een aandeelhoudersvergadering. Nauta Dutilh is immers een naamloze vennootschap.
Dit seminar is georganiseerd in samenwerking met SquareWise ( www.squarewise.com)
en KPMG (www.kpmg.nl onder Knowledge
Advisory Services) die zich als organisatieadvies bureau op het gebied van kennismanagement
binnen onze beroepsgroep hebben gespecialiseerd. Aanwezig zijn Thijs Boekhoff
en Marcel Heskes, oprichters en consultants van SquareWise en Siemen Jongedijk
en Luuk Matthijssen, consultants bij KPMG.
Thijs Boekhoff is ochtendvoorzitter en ligt de agenda toe. Hij gaat inhoudelijk
even in op de materie en legt uit wat kennis eigenlijk is.
K = I x EVA: Kennis is Informatie maal Ervaring, Vaardigheden en Attitude.
Kennismanagement = inzicht, hergebruik, etalage. Met het ‘maken van modellen’
als voorbeeld wil dat zeggen:
Inzicht:
|
Het maken van modellen; |
| Hergebruik: |
het afmaken van modellen; |
| Etalage: |
het tentoonstellen van modellen voor gebruik van in- en externe klanten. |
Kortom, het vraaggestuurd ontsluiten ter ondersteuning van het primaire proces,
wijs hier dus niet naar een databank!
Thijs zwengelt de discussie actief aan en laat mensen de ruimte om hun eigen verwachtingen
uit te spreken.
Luuk Matthijssen, consultant bij KPMG, presenteert de resultaten van de kennisscan
en de key-issues. De enquête geeft inzicht en behoefte weer in de praktijk
en vergelijkingsmateriaal met andere organisaties. Degenen die de enquête
hebben ingestuurd krijgen nog een individuele scan gericht op de eigen organisatie
en de status ten opzichte van andere kantoren.
Enige opmerkelijkheden:
- 21 vragenlijsten ingevuld (van de 38 deelnemers), waaronder aantal dubbelingen.
- Opmerkelijk is dat het belang van KM voor de externe cliënten minder
hoog op de agenda staat bij de Informatiedienst als geheel. Aandachtspuntje?
- Best practices is het verzamelen van ervaringsgegevens en de verrijking ervan
zodat deze opnieuw gebruikt kunnen worden.
- De sluiting van de kenniswaardecyclus is heel belangrijk om het acceleratieproces
op gang te brengen.
- De omgeving van waaruit KM wordt geinitieerd of gestimuleerd is interessant.
- Modellen zijn uitgesproken dienst die genoemd wordt in KM bij advocatenkantoren.
- Vele belemmeringen maar succes is afhankelijk van de mate waarmee KM door
medewerkers wordt opgepakt.
Vervolgens worden werkgroepen ingedeeld met als doel ‘het werken aan gemeenschappelijke
kennismanagementthema’s binnen de kantoren’. De thema’s zijn
achtereenvolgens:
1. Betrokkenheid kernspelers
2. Diensten informatiecentrum
3. Intranet toepassingen
4. Modellenbeheer door secties
Er volgen intensieve workshops waarin anderhalf uur de tijd is om te brainstormen
over de thema’s om na de lunch verslag uit te brengen met betrekking tot
de conclusies en de discussie te voeren. Siemen Jongedijk en Marcel Heskes leiden
de verschillende werkgroepen samen met Thijs Boekhoff en Luuk Matthijsen.
Het verslag van de werkgroepen zal op het virtuele discussieplatform van Viadesk
worden gezet.
De lunch is overheerlijk en wordt als vanouds gebruikt om driftig verder te discussiëren
en te netwerken: informatiespecialisten zijn nooit uitgekletst!
‘s Middags volgen uitgebreide discussies bij de verschillende presentaties
waarin termen vallen als ‘charming manipulator’, ‘proactief
opstellen’, meerdere ‘actoren’ op het gebied van KM, ‘sponsors’
zoeken en betrekken bij KM, scheiding van content-eigendom, statistieken bijhouden.
Siemen Jongedijk leidt dit overzicht en de discussies op voortreffelijke wijze.
Het plenaire debat spitst zich onder andere met Bart van der Meij, als gast aanwezig
en adviseur bij Reekx consultancy, toe op de opmerking dat vanuit de lijn ingespeeld
moet worden op KM als onderdeel van de meespelende actoren. Marcel Heskes merkt
daarbij terecht op dat advocatenkantoren organisatorisch niet erg sterk zijn waardoor
de rol van het informatiecentrum nog belangrijker wordt als initiator van KM.
Als laatste wordt door Marcel Heskes het platform ‘Viadesk’ getoond
voor discussie en uitwisseling van informatie en documenten. Alle aanwezigen krijgen
een email met daarin de aanwijzingen hoe hier deel van uit te maken. Het Overleg
heeft Viadesk gekozen als platform om met de deelnemers van deze bijeenkomst interactief
van gedachten te wisselen.
KENNISMANAGEMENT RAPPORT KPMG
Het rapport geeft een analyse en een beschrijving van de stand van kennismanagement binnen de advocatuur. Kennismanagement is een verzameling organisatieprincipes die al enige jaren met overwegend succes worden toegepast om onder meer de kwaliteit van de dienstverlening en de ondersteuning van de medewerkers te verbeteren. De gegevens voor dit rapport komen voort uit een enquête die onder Nederlandse advocatenkantoren is gehouden in het kader van de Najaarsbijeenkomst van Het Overleg. Het Overleg is een platform voor bibliothecarissen en informatiespecialisten bij advocaten- en notarissenkantoren en rechtsbijstandverzekeraars. De najaarsbijeenkomst van Het Overleg op 15 november 2002 was specifiek gewijd aan kennismanagement en werd gezamenlijk begeleid door organisatieadviseurs van Squarewise en van KPMG. De resultaten van deze enquête zijn door KPMG verwerkt tot het voorliggende stand van zaken rapport. Parallel aan het workshopprogramma van de Najaarsbijeenkomst behandelt dit rapport de volgende vragen:
- Hoe kan de betrokkenheid van de kernspelers worden vergroot?
- Welke diensten kan het Informatiecentrum in het kader van kennismanagement aanbieden?
- Waar moeten kantoren op letten bij intranet toepassingen voor beheer van kantoor knowhow?
- Hoe kan binnen het kantoor het modellenbeheer door secties verder worden ontwikkeld?
Rapport KPMG
|
