JAARVERSLAG HET OVERLEG 2000 - 2001

AKTIVITEITEN VAN HET OVERLEG GEDURENDE HET EERSTE JAAR VAN HET BESTAAN

OPRICHTING begin 2000
Onze mission statement luidde:
Opinievormend kader voor de beroepsgroep.
Tevens gesprekspartner voor maatschappelijke en commerciële organisaties. Geïnspireerd door een marktconforme servicegedachte streven naar voortdurende professionalisering en kwaliteitsverbetering bij onze dienstverlening.
Activiteiten waarbij kennis en inzicht in nieuwe ontwikkelingen worden uitgedragen.

BIJEENKOMST 26 MEI 2000
De eerste bijeenkomst was op 26 mei 2000. Voor de organisatie erg spannend, want: was er wel behoefte aan een gremium zoals wij dat voor ogen hadden?
Het antwoord was ja. In grote getale meldde u zich aan als deelnemer van de eerste bijeenkomst bij Trénité van Doorne in Rotterdam waar Jeannette Soeters onze gastvrouw was.
Het thema was: beroepsprofiel
Kort samengevat zijn enige resultaten / statements

• Goede integratie van bibliotheek / documentatiedienstverlening binnen de organisatie van het advocatenkantoor is niet vanzelfsprekend.
• Het belang van een goede PR, onder meer door een actieve opstelling; instructie; opleiding.
• Het nemen van initiatief tot formeel en informeel overleg met gebruikers (sectie-voorzitters, unit-coördinatoren e.d.)
• Domeinkennis naast een up-to-date vakachtergrond is zeker van belang.

Enquete uitslag: men was enthousiast, er werden meerdere themata genoemd voor toekomstige sessies, met name vakinhoudelijke onderwerpen. Men bleek in overgrote mate meer dan bereidwillig een financiële bijdrage te leveren. Maar bovenal:

• Fantastisch initiatief, ga zo door.

BIJEENKOMST 26 OKTOBER 2000
Voor de tweede bijeenkomst, konden we voortborduren op hetgeen tijdens de eerste bijeenkomst naar voren was gekomen en zo lag het onderwerp: 'Hoe positioneer ik mijn bibliotheek in de organisatie' voor de hand.
Het ging over vraag en aanbod en hoe die twee in onze beroepssituatie beter op elkaar afgestemd konden worden.
Aspecten van PR en marketing kwamen voor het voetlicht. Kortom een nuttige sessie onder leiding van Leo Kerklaan.
Deze sessie nam een hele dag in beslag. Een dag waarin onze eigen, actieve deelname aan workshops centraal stond.
Leo bracht assistentie mee: Marjan Hoogendijk.
We leerden over contextanalyse, diagnose eigen situatie, aanbodanalyse, managen van relaties en beleidsplannen.
Deze bijeenkomst vond plaats in Amsterdam bij Caron&Stevens / Baker&McKenzie gastvrouw was Elizabeth Bok.

EXTERNE CONTACTEN

IBA
Ons eerste optreden als vertegenwoordiger van de beroepsgroep gebeurde op uitnodiging van de AJI. Op de IBA conferentie op 20 september waren de vertegenwoordigers gevraagd van de Law Firm Librarians en de AJI schoof deze uitnodiging mede door naar ons platform.

UHA
Voorts hebben we intensief contact gehad met de UHA, het samenwerkingsverband tussen de Hogeschool van Amsterdam en Universiteit van Amsterdam, die samen een onderzoek gestart zijn naar de wenselijkheid van een opleiding HBO-recht in Amsterdam.
Een nuttig contact, juist omdat we ons allemaal grote zorgen maken over de ontwikkelingen in de IDM opleiding. Hoe gaan we straks immers onze mensen vinden? Bovendien bleek een zekere domeinkennis een belangrijke factor te zijn voor de uitoefening van ons vak.
Het verslag van dit overleg is bijgesloten.
Gedachten over kennismakingsgesprekken met andere maatschappelijke organisaties zijn er en worden nader uitgewerkt.

BRAINSTORMSESSIES
Het bestuur heeft tussen alle bedrijven door af en toe behoefte gevoeld aan brainstormsessies. Daar is veel tijd in gaan zitten.
Bijvoorbeeld om te bepalen hoe we verder moesten met bepaalde zaken of om bepaalde onderwerpen nader te bespreken. Onze meningen konden namelijk wel eens aanmerkelijk verschillen.
Bovendien hebben we veel tijd gestoken in het voorbereiden van de sessies.
(De eerste maal was zomer 2000 in Friesland, waar we met Leo Kerklaan spraken over de positionering van de bibliotheek en waar we door Elizabeth werden gelaafd met pasta en soep en lange wandelingen. Maar ook hebben we enige lange praat-zittingen gehad waarbij zowel DBBW als huize Soeters de tongen hebben losgemaakt met drank en spijs).
Verdeling van taken werd onderling beter geregeld. En (!),
er is besloten tot het opzetten van een professionelere website.

WEBSITE
Door Mario Ubink, tegenwoordig SIRSI vertegenwoordiger, leverancier van bibliotheek systemen, voor Nederland en de Benelux, maar toentertijd bibliothecaris bij Stibbe Simont Monahan en Duhot, werd onze (nog wel maar niet lang meer) huidige website gebouwd.
De site was gereed voor gebruik bij de eerste bijeenkomst in Rotterdam.
Een goede website, zo was de gedachte, vormt immers een prima smeermiddel voor contacten met onze achterban.
Echter, het onderhouden van een website, zo bleek ons het eerste jaar, was een buitengewoon tijdrovende aangelegenheid.
Wij moesten ons bezinnen op de toekomst. Wat te doen?
Offertes gevraagd en keuzes gemaakt. En....binnenkort is onze professionele website gereed.
Zowel onderhoud als onderlinge communicatie zal dan op een veel eenvoudiger wijze kunnen geschieden dan thans het geval is.
Er is bovendien gekozen voor een eigen URL, www.hetoverleg.org waarin ons logo, onze naam, subnaam en ondertitel verwoord zijn, waardoor we als volgt bekend worden:
Het Overleg, Dutch Law Firm Librarians
Het platform voor bibliothecarissen, documentalisten en informatiespecialisten werkzaam bij advocaten- en notariskantoren en rechtsbijstandsverzekeraars

Als non- profitorganisatie hebben we voor een "org" gekozen.
Maar uiteraard is een dergelijk initiatief niet gratis.
Sponsoren zijn daarom welkom. Thans sponsort bijvoorbeeld Jongbloed onze site en Kluwer denk er (nogal lang) over na.
In ruil daarvoor krijgt men een link of banner. Maar belangrijke insteek en voorwaarde daarbij is dat we onafhankelijk blijven.
De bijdrage voor de sessie van vandaag en van 16 november; de cursus kwaliteit, wordt mede daarom aangewend voor bouw en onderhoud van de nieuwe website. De kosten van het hebben van de "org" het deponeren van de domeinnaam etc.

Hoe gaat de site eruit zien? Even een kort schets:
Dutch Law Firm Librarians
Het platform voor bibliothecarissen, documentalisten en informatiespecialisten werkzaam bij advocaten- en notariskantoren en rechtsbijstandsverzekeraars
Inhoud website

• Home page voorzien van logo, naam, subnaam (Dutch Law Firm Librarians) en ondertitel (Het platform voor etc.)
• Minimale kennis van technologie is een eerste vereiste. De redactie moet eenvoudiger worden.
• Door een echte domeinnaam te deponeren, wordt de site ook toegankelijker.
• Communicatie met achterban wordt mogelijk via een postbusfunctie
• Er komt een prikbord voor vacatures / persberichten etc.
• Links/banners naar andere sites (commerciële activiteiten)

Binnenkort is de nieuwe site klaar en operationeel.
Wij zullen er u met een e- mailtje op attenderen.

SPONSORSHIP
Onze eerste keuze het afgelopen jaar was geen financiële bijdrage te vragen voor de bijeenkomsten. Vrijwillige bijdragen waren daarentegen uiterst welkom. Niets in deze wereld is voor niets tenslotte dus de eerste kosten heeft het bestuur op persoonlijke titel gedragen. Verzanden in een star verenigingsgebeuren wilden we ook niet.
Op zoek naar geld dan maar....
Onze allereerste zeer enthousiaste sponsor was de Juridische boekhandel in Den Haag, Jongbloed & Zoon. Jongbloed staat vanaf vrijwel het begin van de website met een hyperlink vermeld. Wij hopen dat velen Jongbloed zullen volgen.
Een andere manier was dus terug te keren op onze eerste gedachte geen geld te willen vragen als voorwaarde voor aanwezigheid bij sessies.
Niet op structurele basis, want zoveel kosten hebben we nou ook weer niet. Maar de website moet wel betaald worden en onderhouden en de kaartjes gedrukt en ga zo maar verder.
Voor deze en de volgende bijeenkomst is dan ook gekozen voor een bijdrage van u, en omdat u allen (hopelijk) professionals bent, herkent u dat het hier gaat om een volledige afgeronde cursus waar we veel aan kunnen hebben.

Professionals, weet u nog?
Bovenal met de insteek :wat doen we er zelf aan om onszelf te verbeteren teneinde optimaal te functioneren binnen onze- vaak veeleisende - werkomgeving; en dat is uiteindelijk onze mission statement!