Stichting Het Overleg Dutch Law Firm Librarians  
     
Het Overleg

Doorzoek deze site met
   
Home Bijeenkomsten Agenda Publicaties Beroeps informatie Links Prikbord Contact

Verslag uitkomsten diverse groepjes workshop

Checklist 1:
Inventarisatie processen informatie/ kenniscentrum met de functie "Verzamelen"

Verzamelen Nuttig? Beschrijving aanwezig? Alsnog beschrijven? Kernpunten op te nemen in beschrijving
Actief bij gebruiker langs gaan / Zichtzending / Attendering door gebruiker Ja Nee / Gedeeltelijk Ja - Uitleg aanschafprocedure aan gebruikers
- Contactpersonen (per sectie)
- Interactie (langsgaan bij gebruiker)
- Communicatiemiddelen (persoonlijk / mail)
- Aandachtspunten: onderwerpsgebieden; afhandeling zichtzending (formulieren maken); tijdspad / termijnen
- Folders, websites, aanwinstenlijsten van derden
- Afspraken boekhandel
- Vastleggen feedback momenten
2. Collectievorming Ja Nee / Gedeeltelijk Ja - Integreren / overeenstemming met doelstelling onder 1.
- Series, intekeningen, supplementen, CD-Roms, demo's (waar moet je op letten)
- Praktijk- / rechtsgebieden
- Richtlijnen voor aanschaf
- Selectiecriteria
- Sanering, hoe lang bewaren
3. Contacten leveranciers onderhouden Ja Nee   - Lijst opstellen en hoe er mee te werken; afspraken maken: wanneer bestellen, hoe bestellen, wanneer leveren, factuur afspraken
- Rechtstreeks bij uitgever(s) of via boekhandel
- Namen contactpersonen / vaste aanspreekpunten
- Frequentie
- Probleemafhandeling
- Communicatiemiddel (brief, fax, telefoon, etc.)
4. Attenderen advocaten / aanwinstenlijst Ja Nee Ja - Doelgroep
- Frequentie aanwinstenlijst, nieuwsbrieven
- Incidenteel
- Wat, hoe vaak, verspreiding
- Communicatie, via Intranet / netwerk
- Vorm: Word, html, etc.
5. Contracten tbv databanken (licenties) Ja Nee / Is beschrijving op zich Ja - Achterliggende gedachtenvorming (adhv besprekingen vorig jaar)
- Vastleggen aantal gebruikers
- Beëindiging
- Welke contracten en voorwaarden
6. Begroting opstellen Ja Nee Ja (in Excel) - Omschrijving kostenposten; tekstuele onderbouwing dat bijna een jaarplan is
- Laten zien dat je niet met geld smijt
- Communicatie
Eigen aanvullingen:        
CONCLUSIE       6 w's: WIE, WAT, WAAROM (niet), WAAR, WANNEER, WIJZE WAAROP. Zodra deze punten telkens terug komen in de beschrijvingen dan heb je kernpunten!
         

Checklist 2:
Inventarisatie processen informatie/ kenniscentrum met de functie "Opslaan en Ontsluiten"

Opslaan/ ontsluiten Nuttig? Beschrijving aanwezig? Alsnog beschrijven? Kernpunten op te nemen in beschrijving
1. Titelbeschrijven (inclusief trefwoordenlijst) Ja, in tegenstelling tot fulltext zoeken Ja / Nee Ja - Trefwoordenlijst: regels en onderhoud
- Objectieve / subjectieve benadering
- Basisregels: ISBD, maar bewaak té strakke regels
2. Systematiseren
(fysieke plaatsing
Ja (n.b. know how indien alleen op papier aanwezig Ja / Nee Ja - Diverse plaatsingssystemen
- Dubbelplaatsing
3. Catalogusopbouw
(interne databank maken)
Ja Nee Ja - Toegang voor iedereen; opties / keuzes in software
- Pakket / autorisatie
- Uitgangspunten omzetten in procedures
Eigen aanvullingen:        
         

Checklist 3:
Inventarisatie processen informatie/ kenniscentrum met de functie "Ter beschikking stellen"

Ter beschikking stellen Nuttig? Beschrijving aanwezig? Alsnog beschrijven? Kernpunten op te nemen in beschrijving
1 . Instructie organisatie en werking bibliotheek
(incl. condities uitlenen)
Ja Ja Ja - Bestaande beschrijvingen aanvullen
- Werking toetsen
2. Uitleg gebruik elektronische databanken: intern; Instructie gebruik van catalogus
Ja Ja / Nee Ja / Nee - Beknopte handleiding: 1 A4-tje
- Zou de uitgever niet zo'n handleiding / beschrijving moeten maken?!
3. Uitleg gebruik elektronische databanken extern: gebruik cd-roms / internet vb: Boom/ Kluwer       Zie bij punt 2. Punten 2 en 3 samen genomen
4. Instructie rechtstreekse uitleen naar gebruiker Ja Nee Ja Proces van het uitlenen
5. Helpen bij zoekproces / vraagbaak Ja Nee Ja - Bepalen welke vragen wel en niet worden beantwoord ivm makkelijke en moeilijke vragen
- Doorverwijzen (?)
6. Adviseren        
7. Actief beheer van de materialen dmv terug laten brengen en terughalen
       
Eigen aanvullingen:        
         

Checklist 4:
Inventarisatie overige processen informatie/ kenniscentrum

Overige processen Nuttig? Beschrijving aanwezig? Alsnog beschrijven? Kernpunten op te nemen in beschrijving
1. Modelbegroting
- opstellen
- voortgangsbewaking
Ja Nee Ja - Uitsplitsen naar diverse kostenposten
- Frequentie bepalen voor bewaking
- Pro actief
2. Collectie up to date houden / schonen? Ja Nee Ja - Nieuwe ontwikkelingen volgen
- Collectie met vakjurist screenen
- Schoningsfrequentie bepalen
- Oude drukken: hoeveel exemplaren bewaren?
3. Link met ICT
- applicatiebeheer
- databank beheer
- internet
Ja Nee (kleine kantoren) / Ja (grote kantoren) Ja - Wie is verantwoordelijk voor het netwerk en de CD-Roms
- Afspraken met ICT vastleggen: bv. termijn installatie CD-Roms
- Vast contactpersoon / aanspreekpunt bij ICT
- Beheer passwords voor databanken
- Updates naar ICT
- CD-Roms bij losbladigen; ongevraagde ontvangen elektronische databanken
- Communicatie
- Internet én Intranet
4. Stuurprocessen
evaluatieactiviteiten, w.o.
opstellen jaarplan
werkoverleg
voortgangbewaking
beoordelingen
interne audits
Ja Nee Ja Opstellen jaarplan:
- Aandachtspunten
Werkoverleg:
- Frequentie; vast tijdstip
- Standaard agenda; controle afsprakenlijst.
- Met wie: medewerkers, bibliothecarissen, etc.
- Terugkoppeling bestuur, bibliotheekcommissie, kennismanagement, wetenschappelijk bureau etc.
- Niet van toepassing bij eenmansbibliotheek
Voortgangsbewaking:
- Internet audit
Beoordelingen:
- formulieren via P&O; hulp bieden bij het ontwikkelen ervan
Interne audit
- Te weinig gebruikt; wel heel nuttig
- Is planning goed?
- Is de lat te hoog of te laag gelegd?
- Wat kan beter?
- Kwaliteitsbewaking
CONCLUSIE: evaluatie en interne audit heel belangrijk!
5. Stuurprocessen
verbeteringsactiviteiten, w.o
opstellen plan
opleiding
Ja     - Bijscholen van personeel
- Via Het Overleg / AJI / Papieren Tijger
- Adressen opleidingen
Eigen aanvullingen:        
Dienstverlening
       
Gedragsregels      
Tijdschrijven       - Efficiency
- Hoeveel tijd kosten bepaalde activiteiten?
Tevredenheidsonderzoek       - Wat vinden de klanten van de bibliotheek?
- Biedt de bibliotheek wat men wil?
CONCLUSIE       Groot verschil tussen eenmansbibliotheek en bibliotheek van groot kantoor!

Auteursrecht Mr Leo Kerklaan Holland Consulting Group


Wilt u hier ook uw logo met hyperlink naar uw site? Laat het ons weten.

 

   
     

© 2001-2019 Het Overleg