Verslag uitkomsten diverse groepjes workshop
Checklist 1:
Inventarisatie processen informatie/ kenniscentrum met de functie "Verzamelen"
| Verzamelen |
Nuttig? |
Beschrijving aanwezig? |
Alsnog beschrijven? |
Kernpunten op te nemen in beschrijving |
| Actief bij gebruiker langs gaan / Zichtzending / Attendering door gebruiker |
Ja |
Nee / Gedeeltelijk |
Ja |
- Uitleg aanschafprocedure aan gebruikers
- Contactpersonen (per sectie)
- Interactie (langsgaan bij gebruiker)
- Communicatiemiddelen (persoonlijk / mail)
- Aandachtspunten: onderwerpsgebieden; afhandeling zichtzending (formulieren maken); tijdspad / termijnen
- Folders, websites, aanwinstenlijsten van derden
- Afspraken boekhandel
- Vastleggen feedback momenten
|
| 2. Collectievorming |
Ja |
Nee / Gedeeltelijk |
Ja |
- Integreren / overeenstemming met doelstelling onder 1.
- Series, intekeningen, supplementen, CD-Roms, demo's (waar moet je op letten)
- Praktijk- / rechtsgebieden
- Richtlijnen voor aanschaf
- Selectiecriteria
- Sanering, hoe lang bewaren
|
| 3. Contacten leveranciers onderhouden |
Ja |
Nee |
|
- Lijst opstellen en hoe er mee te werken; afspraken maken: wanneer bestellen, hoe bestellen, wanneer leveren,
factuur afspraken
- Rechtstreeks bij uitgever(s) of via boekhandel
- Namen contactpersonen / vaste aanspreekpunten
- Frequentie
- Probleemafhandeling
- Communicatiemiddel (brief, fax, telefoon, etc.)
|
| 4. Attenderen advocaten / aanwinstenlijst |
Ja |
Nee |
Ja |
- Doelgroep
- Frequentie aanwinstenlijst, nieuwsbrieven
- Incidenteel
- Wat, hoe vaak, verspreiding
- Communicatie, via Intranet / netwerk
- Vorm: Word, html, etc.
|
| 5. Contracten tbv databanken (licenties) |
Ja |
Nee / Is beschrijving op zich |
Ja |
- Achterliggende gedachtenvorming (adhv besprekingen vorig jaar)
- Vastleggen aantal gebruikers
- Beëindiging
- Welke contracten en voorwaarden
|
| 6. Begroting opstellen |
Ja |
Nee |
Ja (in Excel) |
- Omschrijving kostenposten; tekstuele onderbouwing dat bijna een jaarplan is
- Laten zien dat je niet met geld smijt
- Communicatie
|
| Eigen aanvullingen: |
|
|
|
|
| CONCLUSIE |
|
|
|
6 w's: WIE, WAT, WAAROM (niet), WAAR, WANNEER, WIJZE WAAROP. Zodra deze punten telkens terug komen in de beschrijvingen
dan heb je kernpunten! |
| |
|
|
|
|
|
Checklist 2:
Inventarisatie processen informatie/ kenniscentrum met de functie "Opslaan en Ontsluiten"
| Opslaan/ ontsluiten |
Nuttig? |
Beschrijving aanwezig? |
Alsnog beschrijven? |
Kernpunten op te nemen in beschrijving |
| 1. Titelbeschrijven (inclusief trefwoordenlijst) |
Ja, in tegenstelling tot fulltext zoeken |
Ja / Nee |
Ja |
- Trefwoordenlijst: regels en onderhoud
- Objectieve / subjectieve benadering
- Basisregels: ISBD, maar bewaak té strakke regels
|
2. Systematiseren
(fysieke plaatsing
|
Ja (n.b. know how indien alleen op papier aanwezig |
Ja / Nee |
Ja |
- Diverse plaatsingssystemen
- Dubbelplaatsing
|
3. Catalogusopbouw
(interne databank maken)
|
Ja |
Nee |
Ja |
- Toegang voor iedereen; opties / keuzes in software
- Pakket / autorisatie
- Uitgangspunten omzetten in procedures
|
| Eigen aanvullingen: |
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
Checklist 3:
Inventarisatie processen informatie/ kenniscentrum met de functie "Ter beschikking stellen"
| Ter beschikking stellen |
Nuttig? |
Beschrijving aanwezig? |
Alsnog beschrijven? |
Kernpunten op te nemen in beschrijving |
1 . Instructie organisatie en werking bibliotheek
(incl. condities uitlenen)
|
Ja |
Ja |
Ja |
- Bestaande beschrijvingen aanvullen
- Werking toetsen
|
2. Uitleg gebruik elektronische databanken: intern; Instructie gebruik van catalogus
|
Ja |
Ja / Nee |
Ja / Nee |
- Beknopte handleiding: 1 A4-tje
- Zou de uitgever niet zo'n handleiding / beschrijving moeten maken?!
|
| 3. Uitleg gebruik elektronische databanken extern: gebruik cd-roms / internet vb: Boom/ Kluwer |
|
|
|
Zie bij punt 2. Punten 2 en 3 samen genomen |
| 4. Instructie rechtstreekse uitleen naar gebruiker |
Ja |
Nee |
Ja |
Proces van het uitlenen |
| 5. Helpen bij zoekproces / vraagbaak |
Ja |
Nee |
Ja |
- Bepalen welke vragen wel en niet worden beantwoord ivm makkelijke en moeilijke vragen
- Doorverwijzen (?)
|
| 6. Adviseren |
|
|
|
|
7. Actief beheer van de materialen dmv terug laten brengen en terughalen
|
|
|
|
|
| Eigen aanvullingen: |
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
Checklist 4:
Inventarisatie overige processen informatie/ kenniscentrum
| Overige processen |
Nuttig? |
Beschrijving aanwezig? |
Alsnog beschrijven? |
Kernpunten op te nemen in beschrijving |
1. Modelbegroting
- opstellen
- voortgangsbewaking
|
Ja |
Nee |
Ja |
- Uitsplitsen naar diverse kostenposten
- Frequentie bepalen voor bewaking
- Pro actief
|
| 2. Collectie up to date houden / schonen? |
Ja |
Nee |
Ja |
- Nieuwe ontwikkelingen volgen
- Collectie met vakjurist screenen
- Schoningsfrequentie bepalen
- Oude drukken: hoeveel exemplaren bewaren?
|
3. Link met ICT
- applicatiebeheer
- databank beheer
- internet
|
Ja |
Nee (kleine kantoren) / Ja (grote kantoren) |
Ja |
- Wie is verantwoordelijk voor het netwerk en de CD-Roms
- Afspraken met ICT vastleggen: bv. termijn installatie CD-Roms
- Vast contactpersoon / aanspreekpunt bij ICT
- Beheer passwords voor databanken
- Updates naar ICT
- CD-Roms bij losbladigen; ongevraagde ontvangen elektronische databanken
- Communicatie
- Internet én Intranet
|
4. Stuurprocessen
evaluatieactiviteiten, w.o.
opstellen jaarplan
werkoverleg
voortgangbewaking
beoordelingen
interne audits
|
Ja |
Nee |
Ja |
Opstellen jaarplan:
- Aandachtspunten
Werkoverleg:
- Frequentie; vast tijdstip
- Standaard agenda; controle afsprakenlijst.
- Met wie: medewerkers, bibliothecarissen, etc.
- Terugkoppeling bestuur, bibliotheekcommissie, kennismanagement, wetenschappelijk bureau etc.
- Niet van toepassing bij eenmansbibliotheek
Voortgangsbewaking:
- Internet audit
Beoordelingen:
- formulieren via P&O; hulp bieden bij het ontwikkelen ervan
Interne audit
- Te weinig gebruikt; wel heel nuttig
- Is planning goed?
- Is de lat te hoog of te laag gelegd?
- Wat kan beter?
- Kwaliteitsbewaking
CONCLUSIE: evaluatie en interne audit heel belangrijk!
|
5. Stuurprocessen
verbeteringsactiviteiten, w.o
opstellen plan
opleiding
|
Ja |
|
|
- Bijscholen van personeel
- Via Het Overleg / AJI / Papieren Tijger
- Adressen opleidingen
|
| Eigen aanvullingen: |
|
|
|
|
Dienstverlening
|
|
|
|
|
| Gedragsregels |
|
|
|
|
| Tijdschrijven |
|
|
|
- Efficiency
- Hoeveel tijd kosten bepaalde activiteiten?
|
| Tevredenheidsonderzoek |
|
|
|
- Wat vinden de klanten van de bibliotheek?
- Biedt de bibliotheek wat men wil? |
| CONCLUSIE |
|
|
|
Groot verschil tussen eenmansbibliotheek en bibliotheek van groot kantoor! |
|
Auteursrecht Mr Leo Kerklaan Holland Consulting Group
|
