21 juni 2001 AJI voorjaarsvergadering (onderdeel van het NVB zomercongres)
Reehorst, Ede

11.50 12.30 Forumdiscussie
Wat is de informatiebehoefte in de praktijk? Wat stelt dit voor eisen aan de informatiebemiddelaar?

Tekst lezing mr E.R.C.M. van der Klugt, Hoofd InformatieCentrum, De Brauw Blackstone Westbroek

Informatiebemiddeling op maat in ontwikkeling
(De focus van deze lezing is m.n. gericht op veranderingen die deze ontwikkeling stuurt en mogelijk maakt èn op de gevolgen die dit heeft voor de informatiebemiddelaar.)
In deze lezing zal ik ingaan op de veranderingen die momenteel, actief gestuurd, plaats vinden in de Informatiecentra (IC) van de grote adcocatenkantoren (n.b. het betreft bij deze kantoren veelal de diciplines advocatuur, notariat en belastingadviespraktijk).
De Informatiecentra richten zich steeds meer flexibel op hun klanten en leveren naast een standaard- / basispakket aan producten en diensten steeds meer maatwerk.
Deze uitbreiding en verdere professionalisering van dienstverlening is zowel oorzaak als tegelijkertijd gevolg van een aantal ontwikkelingen die ik hieronder nader zal toelichten.

Veranderingen langs twee lijnen, nl. organisatie en informatiedienstverlening

• Organisatie
  Waarom beginnen met organisatie en niet met Informatiedienstverlening. Tenslotte is informatiedienstverlening (in de breedste zin van het woord) waar het uiteindelijk om gaat, onze "core business".
  Om de ontwikkelingen op het gebied van informatiedienstverlening te kunnen initiëren zal eerst de organisatie die dit ter hand neemt daar klaar voor moeten zijn.
  De organisatie van het IC binnen het grote advocatenkantoor is aan het professionaliseren, analoog aan de ontwikkeling die zichtbaar is binnen deze kantoren zelf. Niet langer zijn juristen degenen die zich ook bezig houden met het beleid (en de uitvoering daarvan) m.b.t. zaken als finance, HRM, Marketing en Communicatie en Informatievoorziening. Dit wordt in toenemende mate overgedragen aan de professionals op deze terreinen. De groei van deze kantoren dwingt hier toe. Grotere organisatorische verbanden vragen om een andere organisatorische aanpak en inrichting. Oook vanuit m.n. de Angelsaksische wereld, waar zich een aantal "global players" bevinden waarmee de Nederlandse kantoren samenwerkingsverbanden aangaan, is steeds nadrukkelijker invloed op dit terrein merkbaar.
  Ook het IC ontkomt hier niet aan en, sterker nog, heeft bij een aantal grote kantoren zelfs een trekkersrol binnen het kantoor.
  Wat wordt hier onder verstaan? O.a.
  • Herdefiniëren functies en functieniveau's met als uitgangspunt: het werk wordt op het laagste niveau gedaan. Te onderscheiden zijn drie lagen: administratief, informatiedienstverlening, management.
  • Inrichten projectorganisatie die zowel in staat is om de organisatie "as such" te herstructureren" als om productontwikkeling / -innovatie te sturen / begeleiden.
  • Opbouwen administraties
• Informatiedienstverlening
  M.b.t. de informatiedienstverlening zal een verdere uitbreiding en verdieping van het takenpakket noodzakelijk en onvermijdelijk zijn. Logischerwijze betekent dit dat taken die niet tot de kernactiviteiten van de informatiebemiddelaar gerekend moeten worden zullen worden afgestoten.
  • De informatiebemiddelaar binnen het advocatenkantoor houdt zich tot op heden voornamelijk bezig met het beantwoorden van informatievragen van de juristen. Het antwoord op deze vragen bestaat hoofdzakelijk uit het verwijzen naar bronnen c.q. het aanleveren van deze bronnen. Daarbij wordt zowel van interne als extern gegenereerde bronnen gebruik gemaakt. In voorkomende gevallen wordt een beroep gedaan op extern deskundigheid.
  • Deze rol zal veel verder worden uitgebouwd en meer verdieping krijgen. Er zal een accentverschuiving plaatsvinden waarbij aan de bronverwijzing en -levering informatie-analyse en rapportage (deskresearch) zal worden toegevoegd. Deze verdieping van de informatiedienstverlening zal een steeds belangrijkere plaats gaan innemen. Daarbij gaat het niet alléén om het verzamelen maar ook om het interpreteren / toegevoegde waarde creëeren (intelligence). Samenwerking met z.g.n. Professional Support Lawyers (PSL) speelt daarbij een belangrijke rol.
  • Veel informatiebemiddelaars houden zich momenteel ook nog bezig met een keur aan administratieve taken. Dit kan variëren van stikkers op boeken plakken tot factuurcontrole. Dergelijke taken zullen worden afgestoten naar het administratieve niveau (die daar vaak ook nog beter toe geëquipeerd zijn).

Gevolgen voor de eisen die worden gesteld aan de informatiebemiddelaar
Uit het voorgaande betoog volgt logischerwijze dat we grote gevolgen kunnen verwachten voor de eisen die worden gesteld aan de informatiebemiddelaar. Ik heb het hier over beroepstechnische kwalificaties. Persoonlijke eigenschappen laat ik hier in principe verder buiten beschouwing.
Nemen we een aantal eisen onder de loep:

• Bibliotheek-technische vaardigheden.
  Hier is niets nieuws onder de zon. Bronnenkennis maar ook kennis van storage- en retrievalprincipes zijn en blijven onontbeerlijk.
• Domeinkennis
  Domeinkennis wordt steeds onontbeerlijker. De discussie hierover is op zich niet nieuw en speelt in elk geval zolang ik mij kan heugen ("Neem je een BDA-er of een drs. die je nog wat bibliotheekvaardigheden bijbrengt?").
• Projectmatig werken (nieuw)
  De informatiebemiddelaar als deskundige moet in staat zijn om zijn dienstverlening state of the art te houden. Materiedeskundigheid is dus een eerste vereiste. Maar die moet wel daadwerkelijk in nieuwe producten vertaald kunnen worden.
  • Onder een steeds toenemende werkdruk vereist dit een hoge mate van efficiëncy. Hierbij gaat het om planmatig werken, het goed kunnen plannen en bewaken van de eigen werkzaamheden. Dit is een eerste voorwaarde om zowel de operationele als projectmatige werkzaamheden efficiënt naast elkaar te kunnen uitvoeren. Maar projectmatig werken is natuurlijk meer dan goed kunnen plannen alléén.
  • Men moet in staat zijn onderdelen (de levenscyclus van een project) te kunnen benoemen en die kunnen uitwerken. Formuleren doelstellingen, benoemen middelen, systematische uitwerking van gegevens binnen een projectorganisatie.
    Dit type werkzaamheden bevindt zich op tactisch en op strategisch niveau en de informatiebemiddelaar moet in staat zijn op dit niveau te opereren. Tenslotte is de informatiebemidelaar op het terrein van informatiedienstverlening dè professional in de organisatie.
  • Men moet een teamplayer zijn, iemand die waar nodig met (vele) anderen goed kan communiceren en samenwerking. Dit betreft zowel de opdrachtgegevers als degenen aan wie evt. werkzaamheden worden gedelegeerd.
• Commercieël inzicht (nieuw)
  In toenemende mate wordt verlangd dat het Informatiecentrum bijdraagt aan de opbrengst van kantoor. Tijdschrijven en dan met name declarabele uren maken als fenomeen zal steeds meer opgeld gaan doen. Dit is een goede ontwikkeling want het is een methode om de toch vaak moeilijk meetbare waarde van informatiedienstverlening meer inzichtelijk te maken. Feeling voor het type vragen dat zich hier voor leent is dan een belangrijke pré. Ons product heeft een hoge toegevoegde waarde en wij moeten dat beseffen èn uitdragen.
• Managementvaardigheden (nieuw)
  Er zal in sterk toenemende mate een beroep worden gedaan op de managementvaardigheden van de informatiebemiddelaar. I.t.t. wat op het eerste gezicht logisch lijkt zijn deze vaardigheden niet "exclusief" voorbehouden aan het management van het IC. Het kunnen geven van b.v. leiding / sturing is niet alleen hierarchisch maar vaak ook functioneel. In een projectorganisatie kan iedere informatiebemiddelaar, b.v. in de rol van (deel)projecteigenaar, in de situatie komen dat zij / hij anderen moet aansturen, deadlines moet afspreken en mensen daar ook aan moet houden.

Samenvattend: nieuw zijn dus a) een drietal vereisten en b) de benodigde combinatie van de twee oude en drie nieuwe vereisten.

Problemen met het aanbod op de arbeidsmarkt
Mede op basis van de toenemende hoeveelheid en kwaliteit van de eisen die aan informatiebemiddelaars worden gesteld wordt het vinden van gekwalificeerd personeel steeds moeilijker.

• Krapte
  Om te beginnen is er natuurlijk de krapte op de arbeidsmarkt. Organisaties groeien, de vijver wordt steeds leger en we vissen allen in dezelfde vijver.
• Ontbreken van de juiste "match"
  Zorgelijker dan de krapte op zich is het in toenemende mate ontbreken van de juiste "match", het vinden van informatieprofessionals die beschikken over de combinatie van de hiervoor genoemde vereisten. De opleiding speelt hier bepaald te weinig op in.
  We zoeken informatiebemiddelaars die noch alleen beschikken over de klassieke bibliotheek-technische kwalificaties (de inmiddels ouder wordende garde bezit hoofdzakelijk alléén deze kwalificaties), noch alleen beschikken over commerciële, management en ICT-kwaliteiten. M.n. de dagopleidingen leggen hun focus teveel in de laatste richting met als gevolg verwaarlozing van de bibliotheek-technische basisbeginselen.
  In de markt van de grote advocatenkantoren worden inmiddels tussen de diverse Informatiecentra voorzichtig discussies gevoerd hoe deze omissies kunnen worden ingevuld. Gedachten gaan b.v. in de richting van het ontwikkelen van een (aanvullende) opleiding al dan niet in samenwerking met een opleidingsinstituut.