VERSLAG BIJEENKOMST 27 OKTOBER 2000

Op 27 oktober heeft in Amsterdam ten kantore van Caron & Stevens/Baker & McKenzie aan het Leidseplein de tweede bijeenkomst van Het Overleg plaatsgevonden.

Het Overleg beoogt een opinievormend kader te vormen, bestemd voor diegenen die als informatieprofessional werkzaam zijn op advocaten- en notariskantoren alsmede bij rechtsbijstandsverzekeraars. Hiertoe behoren o.a. bibliothecarissen, documentalisten en andere informatiespecialisten.

Met dit Overleg worden professionalisering en kwaliteitsverbetering van de dienstverlening beoogd. Tevens biedt het gelegenheid tot uitwisseling van ervaringen met vakgenoten in de vorm van workshops en forumdiscussies.

Het thema van deze bijeenkomst betrof een actueel onderwerp dat tijdens de eerste bijeenkomst bij Trenité Van Doorne in Rotterdam van uit Het Overleg zelf naar voren was gebracht als onderwerp dat nodig aandacht verdiende.

- De bedoeling van die eerste bijeenkomst was namelijk tweeledig. Het initiatief tot oprichting van Het Overleg werd door de initiatiefnemers* toegelicht en de vorm van de samenwerking werd samen met de deelnemers nader uitgewerkt. Een discussieplatform is toen in het leven geroepen met als voornaamste doel het vak te professionaliseren en op (hoog) peil te houden.

Insteek is het eigen initiatief. "Wat kunnen we er zelf aan doen" is daarbij het centrale thema.

In de vorm van een workshop werd die 27ste oktober dus aandacht besteed aan het lastige onderwerp "de positionering van de bibliotheek in de organisatie". De workshop werd verzorgd door twee organisatieadviseurs. De adviseurs** Leo Kerklaan en Marjan Hoogendijk gaven richting aan deze bijeenkomst, die twee dagdelen in beslag nam.

Met veel enthousiasme werd deelgenomen door ruim 40 vertegenwoordigers van bibliotheken van advocaten- en notaris-kantoren uit het hele land. Zelfs een enkele advocaat, alhoewel niet behorend tot de doelgroep, werd in het gezelschap gesignaleerd.

Het werken voor advocaten en notarissen stelt naast de algemene beroepsbekwaamheden specifieke eisen aan de uitoefenaars van het vak informatiespecialist. Door de voortgaande groei van de kantoren en een gebrek aan goed opgeleide en/of ervaren juridisch bibliothecarissen doen er tegenwoordig ook informatiespecialisten met een andere achtergrond of juristen zonder enige vakopleiding hun intrede op het kantoor.

Een complicerende factor is het aan werkgeverszijde al te vaak ontbreken van bekendheid met het vak informatiespecialist. Bovendien bestaan er, mede door de verschillen in omvang van de kantoren en de wisselende kwaliteit van de opleidingen, grote verschillen in ontwikkeling bij de informatiespecialisten zelf.

Turbulente ontwikkelingen in de elektronische sfeer, de aard van de organisatie en de professionalisering van de bedrijfsvoering zijn echter omstandigheden waardoor er in deze werkomgeving momenteel hoge eisen aan de informatiespecialist gesteld worden .

(foto: inleiding mr W.F.Stevens)

Na een verrassende inleiding van Willem Stevens, waarin zeer to the point aan de hand van enige aansprekende voorbeelden, voorwaarden en eisen die aan de informatiespecialist gesteld worden, de revue passeerden begon een nuttige workshop.

Insteek van de dag was andermaal: wat kunnen wij informatiespecialisten er zelf aan doen om ons functioneren op hoger peil te brengen. Met andere woorden, zijn er methoden en technieken die ons daarbij van dienst kunnen zijn.

Tot voor kort stond het vak management in de meeste opleidingen niet centraal. Scholing in het gebruik van management-tools was en is daarom vaak afhankelijk van het eigen initiatief.

Het doel van de workshop was dan ook het vergroten van het inzicht in eigen sterktes en zwakten als manager en het creatief ontdekken van mogelijkheden en opties voor een beter functioneren.

Een kritische analyse en mogelijke aanpassing van het informatie-aanbod vormden voor velen een regelrechte eye-opener.

Vragen als welke informatie wordt er nu precies verstrekt en wat is de omvang, frequentie en vorm daarvan, kwamen aan de orde; waarbij het hebben van inzicht in de wensen van de advocaat het centrale thema vormde. Vraag en aanbod dienen telkens weer precies op elkaar afgestemd te worden. Dat is niet alleen een technische kwestie, veeleer gaat het om het managen van de relatie met de advocaat. Daarbij speelt het vermogen om te gaan met machts- en krachtsverhoudingen binnen de organisatie geen onbelangrijke rol.Want wie is er niet ooit aangelopen tegen een bestuurswisseling waarbij het bestaande bibliotheekbeleid onderuit werd gehaald? Het vergt inzicht in de aard van de organisatie om met dit soort veranderingen om te gaan.

Door middel van een rollenspel werd beoogd een eerlijke diagnose van de eigen situatie te maken. Het leitmotiv daarbij was: wat is mijn aanbod en voldoe ik aan gestelde verwachtingen?

Getracht werd een zekere zelfreflectie tot stand te brengen, opdat een beter uitgangspunt wordt bereikt voor het trekken van een eigen actieplan dat beantwoordt aan de wensen van de informatie-gebruiker.

Met behulp van een zogenaamde mind-map werd de waarde van een creatieve wijze van aanpak gedemonstreerd.

Aan het einde van de middag kon geconcludeerd worden dat het opbouwen en onderhouden van een goede relatie met de advocaat of notaris van het grootste belang is.

Aan deze relatie kan door de informatiespecialist actief gewerkt worden door instructie en communicatie, door onderhandelen en overtuigen.

Kortom door kwaliteit, vakkennis en care.

Met de woorden van Stevens : "weten wat er speelt en er bij horen!".

Noten

* Erik van der Klugt van De Brauw Blackstone Linklaters & Alliances, Jeannette Soeters van Trenité Van Doorne, Mieke Steinberg van Houthoff Buruma, Mario Ubink van Stibbe Simont Monahan Duhot, Elizabeth Bok van Caron & Stevens / Baker & McKenzie

** Leo Kerklaan en Marjan Hoogendijk zijn adviseurs van resp. de Holland Consulting Group (kerklaan@euronet.nl) en Kwaliteit.com (hoogendijk@kwaliteit.com)